Tapahtumia on mukava järjestää ja silloin, kun ne menevät hyvin ja kaikki ovat järjestelyihin tyytyväisiä, festivaaleja jaksaa suunnitella vuodesta toiseen. Esiintyjistä päättäminen ja niiden varmistaminen, lupa-asioiden hoitaminen, käytännön järjestelyt sekä erilaisten rakenteiden suunnittelu ja toteutus ovat tärkeimpiä asioita, jotka tulee ottaa huomioon kaikenlaisia festivaaleja suunniteltaessa. Ja mitä suurempia esiintyjänimiä ja enemmän kävijöitä tilaisuuteen odotetaan, sitä enemmän järjestelyihin menee aikaa ja resursseja. Festivaaleja suunnitellessa kannattaa miettiä mitä järjestetään ja missä ja milloin tapahtuma järjestetään. Yhtä tärkeää on tietää, mikä festivaalien kohderyhmä on ja millaisella budjetilla suunnitelma tehdään. Lisäksi tarvitaan useita puuhakkaita henkilöitä ja paljon iloista mieltä.

Tapahtumiin liittyy paljon paperityötä

Vaikka festivaalit järjestettäisiin ulkotiloissa, työ ennen tapahtumaa tehdään suureksi osaksi toimiston pöydän ääressä. Esiintyjien kanssa tehdään sopimukset ja erilaiset lupa-asiat tulee hoitaa hyvissä ajoin ennen h-hetkeä. Jos tapahtumapaikkaa ei ole valmiiksi omasta takaa, täytyy tilavuokrat ja sopimukset hoitaa ensimmäisenä. Yleensä tapahtumia varten tulee myös tehdä meluilmoitus kaupungin ympäristöviranomaiselle. Toisinaan tämän luvan saaminen vaatii lautakunnan päätöksen, joten asiassa kannattaa olla ajoissa liikkeellä. Myös elintarvikkeiden myyntiä ja valmistusta varten tulee tehdä ilmoitus terveysviranomaiselle ja omavalvontasuunnitelmassa tulee pitäytyä koko tapahtuman ajan.

Anniskelulupa on yksi eniten aikaa vievistä paperitöistä tapahtumiin liittyen. Mikäli paikalla ei ole valmiiksi pysyvää anniskelulupaa, tulee tapahtumanjärjestäjän anoa Aluehallintovirastolta tilapäistä anniskelulupaa. Tätä varten tarvitaan vuokrasopimukset, karttapiirrokset alueesta sekä omavalvontasuunnitelma siitä, miten alkoholijuomien kuljetus, säilytys ja anniskelu hoidetaan. Lisäksi tarvitaan verovelkatodistus, vakuutukset sekä anniskelun vastuuhenkilöt, joilla on tarvittava koulutus alkoholijuomien myymiseen. Anniskelualue tulee määritellä ja piirtää karttapiirrokseen. Tämän lisäksi tulee kertoa, miten anniskelualuetta valvotaan ja miten se on rajattu. Paloviranomaiselle tapahtuman pelastussuunnitelma tulee luovuttaa vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumapäivää. Tässäkin tapauksessa kannattaa aina olla ajoissa, sillä paloviranomainen voi tulla tarkastamaan alueen ennen päätöksentekoa.

Lisäksi poliisille tulee tehdä ilmoitus yleisötilaisuudesta viimeistään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa. Myös tähän ilmoitukseen tarvitaan paljon erilaisia liitteitä. Järjestyksenvalvojia tarvitaan yleensä yksi sataa osallistujaa kohti ja heillä tulee olla voimassa olevat järjestyksenvalvojakortit. Myös tilapäisiä järjestyksenvalvojia saatetaan asettaa tapahtumaan. Nämä henkilöt voivat poliisin valtuuttamina toimia järjestyksenvalvojina tietyssä tilaisuudessa. Myös liikenteenohjaajia ja turvamiehiä voidaan tarvita.

Festivaalien järjestämisessä tarvitaan voimaa ja työkaluja

Yleensä mikään alue ei ole sellaisenaan käytettävissä festivaaleja tai muuta suurtapahtumaa varten. Usein tapahtuma-alueelle joudutaan rakentamaan suojia, aitoja, lavoja ja muita rakenteita. Tarvikkeiden hankinnassa järjestäjiä auttaa Byggmax, jonka valikoimasta löytyy monipuolista rakennusmateriaalia aina puutavarasta työkaluihin. Festivaaleihin tarvitaan riittävän korkeita aitoja alueen rajaamiseen ja yleensä anniskelualueet ovat vielä erikseen aidattuja tapahtuma-alueen sisällä. Jos esiintymislavaa ei ole omasta takaa, sellainen tulee hankkia valmiina tai rakentaa paikan päällä. Myös muita rakenteita, kuten terasseja ja katoksia, saatetaan tarvita.

Kun bändit on buukattu, paperityöt kunnossa ja alueen rakenteet pystyssä, ovat järjestäjät valmiina odottamaan festivaalin alkua toivoen samalla säiden suosivan tapahtumaa. Toivottavasti hekin malttavat huokaista hetken aikaa ja nauttia itse järjestämästään tapahtumasta. Liian pitkäksi aikaa ei tosin kannata jäädä lepäilemään, sillä myös tapahtuman jälkeen löytyy paljon hoidettavaa, eikä kulua pitkään, kun on jo aika suunnitella seuraavan vuoden tapahtumaa!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *